オンラインイベントの企画は、基本的な部分ではオフラインと大きくは変わりません。ただし、オンラインならではの特性を理解した上で企画することで、より参加者・登壇者双方の満足度を高めることができます。この記事では、オンラインイベントを企画する際に死角になりやすい『時間配分』にフォーカスしてポイントをご紹介します。
目次__
１）オンラインイベントならではの時間配分を意識する
２）各パートは「20分以内」に
３）時間帯の選び方がオンラインイベントの成否を分ける
４）参加者が最も集まりやすいのは午前？ 午後？
５）休憩時間をどう考慮すべきか
６）オンラインイベントならではの時間配分を
1.オンラインイベントならではの時間配分を意識する
オンラインイベントを企画する際に重要なことは、セッションごとのメリハリを意識することです。オフラインイベントで、登壇者の素晴らしいスピーチやプレゼンに感動したという方は少なくないでしょう。その際、時間をあっという間に感じたのではないでしょうか。ところが、PCやスマホを通したオンラインイベントでは、同じ内容であったとしても急に時間が長く感じられるようになります。参加者は集中が途切れてしまうと、オンラインイベントをすぐに離脱する傾向があります。
オンラインイベントで参加者の集中を途切れさせず、満足度をあげるには、1セッションにおける各パートの時間を短くするのがポイントです。
2.各パートは「20分以内」に
<span>仮に1セッション60分だとした場合、「講演」「パネルディスカッション」「Q&Aセッション」の3パートに分けます。この時、ひとつのパートは20分以内とするのが良いでしょう。20分経てば次のパートに移るのでメリハリがつき、参加者の集中が途切れず、途中で離脱する割合も低下します。</span>
また、1セッションあたりの時間を短くすることも重要です。これは、参加者だけではなく登壇者にとってもメリットがあります。百戦錬磨の手慣れたスピーカーであっても、参加者の反応が見えない中で、カメラに向かって短くない時間喋り続けるのは難しいことです。参加者・登壇者双方のモチベーション維持のためにも、1セッションあたりの時間と、構成のメリハリを意識してみてください。
3.時間帯の選び方がオンラインイベントの成否を分ける
オンラインイベントを実施する場合、一般的に適切だと考えられている時間帯があり、平日であれば午前11時から、もしくは午後2時からが参加しやすい時間と言われています。お昼ご飯を食べながら視聴するランチセッションとして企画できるのも、オンラインイベントならではの強みです。
しかし、オンラインイベントは参加する場所を問わないため、開催する時間帯をシビアに考えなくてもよい、ということは断じてありません。特にビジネスユースのオンラインイベントは17時以降の開催になると、とたんに参加者が減る傾向にあります。その時間帯は、「テレビのゴールデンタイム番組」「YouTube」「食事」「家事・育児」といった多くの選択肢が発生するためです。
4.参加者が最も集まりやすいのは午前？ 午後
オンラインイベントを開催する場合、集客の目玉となるようなメインコンテンツを用意することが多いでしょう。1日に複数のセッションを用意する場合、メインコンテンツをどこに置くのが良いか。答えは『一番最初』です。オンラインイベントの参加者のモチベーションが一番高いのは、イベント当日の最初のセッションです。複数日程にわたって開催する場合も同様です。最初のセッションで参加者をしっかり集め、いかにその後のセッションに繋げていくかが重要なポイントです。
5.休憩時間をどう考慮すべきか？
次に、セッションとセッションの間の時間をどの程度空けるべきかを考えます。オフラインイベントではトイレ休憩などを考えて、20～30分空ける場合もあります。オンラインイベントでは、できるだけその時間を短くしたほうが良いと言われています。オンラインイベントでは、1クリック、1タップで簡単に離脱できてしまいます。オペレーションに支障のない範囲で、5～10分の短い時間で次のセッションに移れるように考慮してください。
セッションとセッションの間は、「次のイベントは◯◯時から」といった画面に切り替えておくのが一般的でしょう。休憩中の離脱を防ぎたい場合は、BGM を流すのも手です。休憩中に画面から目を離したとしても、休憩後のセッションが始まった際に、音で認識してもらえるからです。また、休憩時間に自社またはスポンサー企業のCM動画を流すのも良いアイデアです。
6.オンラインイベントでの時間配分を
イベントの企画方法については、オンラインでもオフラインでも基本的な部分は変わりません。ただし、ここまで説明してきたように、オフラインイベントの経験則のままで企画してしまうと、集客や離脱に苦労することがあります。今回は時間の配分にフォーカスしてご紹介してきましたが、参加者が簡単に離脱できてしまうオンラインイベントならではの発想・企画をすることが重要です。
